Die Prinzipien auf denen Prince2 basiert

Die Säulen der Prince2-Welt

Grundprinzipien sind die Säulen, auf denen eine Methode wie Prince2 errichtet worden ist. Das Fundament sind die allgemein bekannten Anforderungen im Projektmanagement. In diesem Beitrag wollen wir uns dieses Grundgerüst genauer ansehen.

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Die Grundprinzipien sind wie eine Checkliste, ohne die z.B. eine erfolgreiche Umsetzung eines Projektes nicht erreicht werden kann. Sind alle Punkte dieser Liste positiv abgehakt, sollte dem Projekterfolg nichts im Wege stehen.

  • Es findet eine fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung statt
    Es muss jederzeit nachgewiesen werden können, dass ein Projekt für ein Unternehmen von Nutzen ist. Hierzu wird ein Business Case definiert, der als Basis der Rechtfertigung für ein Projekt dient. Ändert sich der Business Case, weil sich die geschäftliche Situation eines Unternehmens ändert, entsteht ein Anpassungsbedarf beim entsprechenden Projekt, um diese Veränderung zu berücksichtigen.
  • Die gesammelten Erfahrungen werden reflektiert und bewertet (lessons learned)
    Es ist wichtig vor Beginn eines Projektes aus den bisherigen Erfahrungen zu lernen. Nur auf diesem Weg kann vermieden werden, dass Fehler der Vergangenheit sich in aktuellen Projekten wiederholen. In meinen Projekten achte ich darauf, diese Erfahrung nicht erst nach Projektabschluss zusammenzustellen, sondern dokumentiere schon innerhalb der einzelnen Projektphasen.
  • Rollen und Verantwortlichkeiten sind zu definieren.
    Es ist wichtig, dass in einem Projekt jeder wissen sollte, was er zu tun hat. Darüber hinaus sollten Rollen und Verantwortlichkeiten auf eine Weise definiert werden, dass diejenigen die einen Nutzen aus dem Projekt ziehen oder ein Beitrag zum Projekterfolg liefern können korrekt eingebunden sind. Ein Projekt besteht also nicht nur aus den Projektmitgliedern, sondern auch aus den relevante Stakeholdern, wie Kunden, Zulieferer und andere.
  • Managementphasen müssen effizient gesteuert werden.
    Jede Projektphase wird geplant überwacht und gesteuert. Am Ende einer Phase werden Entscheidungspunkte gesetzt der Projektfortschritt beziehungsweise die in den Phasen erreichten Ziele werden mit dem festgelegten zugehörigen Business Case verglichen so können rechtzeitig im Falle von Abweichung Korrekturen durchgeführt werden.
  • Die Steuerung erfolgt nach dem Ausnahmeprinzip.
    Das Ausnahmeprinzip bezieht sich auf die so genannten Projekttoleranzen. Diese stellen die maximal erlaubten Abweichungen von den Projektzielen im Verlauf eines Projektes das. Überschreiten die Abweichungen die Toleranzen, bedarf es an Korrekturen, also geeigneten Maßnahmen. Abweichung en werden nach folgenden Kriterien bewertet:
    • Zeit – Abweichungen durch zeitliche Verzögerungen im Projekt
    • Kosten – Abweichungen durch Überschreitungen des Budget
    • Qualität - Abweichungen von den geplanten Eigenschaften
    • Umfang - Abweichungen im Projektumfang
    • Risiko – Abweichungen durch Änderungen der Rahmenbedingungen der Anforderungen
    • Nutzen – Abweichungen in der Erreichung des angestrebten Nutzens für den Kunden
  • Projekte orientieren sich an den angestrebten Ergebnissen bzw. Produkten
    Bei Prince2 Projekten liegt der Schwerpunkt auf den zu liefernden Ergebnissen, statt den einzelnen Aktivitäten in klassischen Projekten. Es ist daher im Vorfeld zu klären, was geliefert werden und in welcher Qualität, also welche Akzeptanzkriterien gelten. Nur durch eine solche Definition kann sichergestellt werden, dass auch das geliefert wird, was von den Stakeholdern erwartet wird .
  • Die Projektstruktur passt sich an die Projektumgebung bzw. Organisation an.
    Ein Unternehmen muss nicht zum Projekt, sondern ein Projekt zum Unternehmen passen. Das erfordert eine Anpassung des Projektes an die gegebenen Rahmenbedingungen der unterschiedlichen Unternehmen hinsichtlich Struktur, Methoden und verwendeter Hilfsmittel. Zu erwähnende Faktoren sind Projektumgebung, Projektgröße, Komplexität, Fähigkeiten, bestehende Risiken. Daher sollten am Anfang eines Projektes, Projektmanager wie der Lenkungsausschuss entscheiden, wie Projekte zu strukturieren sind und welche Aspekte zur Berücksichtigung werden.

Die aufgeführten Prinzipien folgen einem Best Practice Ansatz und basieren damit auf Erfahrungswerten. Konsequent eingesetzt kann die Komplexität eines Projektes reduziert werden. Damit spare ich meinen Kunden Zeit und natürlich auch Kosten.