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Wie steht's Dir, Enterprise Content Management?

Ordnung ist alles, nicht nur im Aktenschrank

Lange Zeit war das Thema Enterprise Content Management (ECM) ein Hype-Thema, dass Bereiche wie Dokumentenablage bis zum Digital Rights Management umfasste. Es ist ruhiger geworden, weil andere Themen im Vordergrund stehen. Wir werfen mal einen Blick auf das ECM von heute.

Am Anfang war das Papier

Wenn wir ECM verstehen wollen, müssen wir mit dem Papierdokument beginnen, seine Bedeutung, seine Eigenschaften und seinen Lebenszyklus im Informationsmanagement betrachten. Natürlich gab es vor dem Papier Tontafeln und Papyrus, aber das ist hier nicht entscheidend. Papier war lange Zeit der einzige vorhandene Datenträger und daher von großer Bedeutung. Mit einem Dokument wurde „dokumentiert“, also ein Nachweis erbracht, ein Ereignis oder einen Vorgang festhalten oder eine chronologische Aufzeichnung vornehmen. Viele, heute eingesetzte Techniken basieren auf dem Papiergedanken, z.B. die elektronische Unterschrift oder der Begriff Beleg in der Buchhaltung. Und immer wieder wurde die Frage gestellt, wie Papierdokumente über lange Zeit aufbewahrt (archiviert) werden können. Auch die Generationen vor uns hatten das Problem des Wissensmanagements und der Datenrecherche.

Mit der zunehmende Digitalisierung wurde der Ruf nach den papierlosen Büro immer lauter. Bis heute gibt es das papierlose Büro nicht. Da Papier eher ein langsamer Datenträger ist, stapeln sich große Papierberge, die auf eine effiziente Bearbeitung oder Freigabe warten. Papier ist oft ein Mitverursacher für mangelnde Effizienz, geringe Wirtschaftlichkeit oder unzureichende Servicequalität. Dies führte zur Entwicklung der ersten Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Neue Impulse

Mit DMS sollten in den Neuzigern Verwaltungskosten reduziert und die Qualität der Arbeit gesteigert werden, später wurde auch die Automation der Dokumenteneingangsbearbeitung und Dokumentenverteilung angestrebt: Von der Eingangspost in sekundenschnelle hin zum Mitarbeiter. Die anfänglichen Lösungen deckten nur Teilprozesse ab, warum es trotzdem zu Medienbrüchen kam. Ich erinnere mich daran, dass Dokumente eingescannt und versandt wurden, um auf der Empfängerseite wieder ausgedruckt zu werden. Nicht sehr effizient, und heute vielleicht undenkbar?

Anfang 2000 wurde deutlich, dass medienbruchfreie und transparente Verarbeitung zu Vorteilen bei den Faktoren Zeit, Qualität, Kosten und Leistung bringen können. Jede Verbesserung kann ein entscheidender Wettbewerbsfaktor zur Verbesserung der wertschöpfenden Kernprozesse sein. Betrachten wir diese Verbesserungspotentiale genauer:

  1. Reduzierung der Kosten, durch Wegfall manueller Papierverteilung und begleitender Tätigkeiten wie Sichten, Kopieren, Sortieren
  2. Erhöhung der Leistung, durch automatische Zuordnung von Dokumenten zu Mitarbeitern und Vorgängen zu Workflows
  3. Verbesserung der Qualität, durch fehlerfreies Erfassen relevanter Informationen und damit Steigerung der Datenqualität und der Datenintegrität

Wandel

Aber warum halten viele am Papier fest? Papier hat als Grundlage eines Dokumentes einfach eine sehr lange Tradition und viele Vorteile gegenüber elektronischen Medien. Ganz einfach, Papier braucht keine Stromversorgung oder eine Ausstattung, wie einen Bildschirm. Papier kann man, im Gegensatz zu elektronischen Medien, bequem und sorglos falten und in die Hosentasche stecken. Ich kann Papier stapeln und darauf schreiben. Papierdokumente sind aufgrund der hohen Auflösung oft besser lesbar. Natürlich gibt es Nachteile:

  1. Es ist keine Be- und Verarbeitungsmöglichkeit von Papier in digitalen Geschäftsprozessen möglich.
  2. Die Dokumentenaufbewahrung führt zu einem kostspieligen Platzverbrauch.
  3. Die Recherche von Dokumenten ist zeitaufwändig.
  4. Dokumente kommunizieren nicht mit dem Internet, weil Papier ein passives Medium ist.

Fassen wir zusammen, dass das Papierdokument für heutige Belange nicht mehr geeignet ist, aber trotz vorhandener Nachteile immer noch eingesetzt wird.

Magic

Mit dem Aufkommen von DMS und elektronischen Dokumenten entstanden neue Ansätze, die mit dem Dokumentengedanken nicht möglich waren. Hierzu zählen Dokumente, die Inhalte aus verschiedenen Quellen und Medien, wie 3D-Bilder, Audio, Video, Charts Links und mehr beinhalten können. Elektronische Dokumente können aktiv sein und sich selber vor Veränderung schützen. Dieser Gedanke hat zur Erstellung des Internets auf Basis von (HTML-)Dokumenten geführt. Aus Dokumentenmanagement wurde Content Management, also die Verwaltung von Inhalten. Diese Inhalte sind nicht mehr in einem Dokument enthalten, sondern liegen verteilt an verschiedenen Standorten. Im einem Geschäftsprozess sehe ich nur die Inhalte in meinem Dokument angezeigt, die ich für meine Tätigkeit, im meiner angeforderten Sprache, im erforderlichen Format nach Freigabe benötige. Willkommen beim Enterprise Content Management (ECM).

Lebenszyklus

Inhalte durchlaufen in Unternehmen oft Lebenszyklen. Diese Lebenszyklus beinhaltet folgende Aufgaben:

  1. Die Erstellung bzw. Erfassung
  2. Die Bearbeitung und Versionierung
  3. Die Prüfung und Freigabe
  4. Die Bereitstellung und Verteilung
  5. Die Ablage und Recherche
  6. Die Berechtigung und Verwendung
  7. Die Archivierung und Sicherung
  8. Die Löschung und Bereinigung

ECM sorgt also für eine optimale, bedarfsgerechte Informationsverwaltung für Unternehmen und den einzelnen Mitarbeiter.

Werte

Neben der automatisierten Informationsverwaltung sollte die eigentliche Information und ihre Bedeutung für das Unternehmen nicht vergessen werden. Information ist heutzutage eines entscheidendes Wirtschaftsgut geworden. Viele Unternehmen bieten keine Produkte, sondern Dienste auf Basis von Informationen an. Mit Hilfe von Big Data wird angestrebt, möglichst viel an Information aus den gewonnenen Daten zu extrahieren und zu verwenden.

Der Bedarf der Informationsrecherche förderte die Entwicklung der optischen Mustererkennung, zum Lesen von Papierdokumenten, und die der Suchmaschinen. Die ersten Suchmaschinen haben nur Volltext nach vorhandenen Worten durchsucht, heutige interpretieren den Inhalt und kombinieren diesen mit Faktoren, wie Standort oder Geschlecht. Mit dem Einsatz von Machine Learning wird die Interpretation auch in "menschliche" Gefilde übertragen, in dem z.B. die Stimmung von Inhalten oder eine mögliche Motivation (z.B. Kaufentscheidung) ermittelt wird.

Wichtige Werte müssen aber auch geschützt werden. Dieser Schutz erfolgt über Verschlüsselungsmechanismen und Techniken, wie Digital Rights Management. Einfache Techniken umfassen das Thema Berechtigungsvergabe und Sichtbarkeit von Inhalten. Damit landen wir bei den Anforderungen der Informationssicherheit und des Datenschutzes, die neben der Dokumentenlenkung auch den Schutz von Informationen benötigen.

Fazit

Auch wenn es um das Thema ECM leiser geworden ist, weil andere Themen aktuelle "lauter brüllen", ist die Bedeutung nicht weniger geworden. Aus der obigen Darstellung wird deutlich, dass die Bedeutung der Informationsverwaltung in Unternehmen zu einem wichtigen Faktor beim Unternehmenserfolg sein kann.